近日，新疆開源佰盛商貿(mào)有限公司（以下簡稱“開源佰盛”）順利完成印章管理專項自查工作。此次自查聚焦印章保管、審批、登記、刻制與銷毀五大核心環(huán)節(jié)，通過全流程排查與規(guī)范，進一步夯實公司合規(guī)經(jīng)營基礎(chǔ)，有效防范印章使用風(fēng)險。
據(jù)了解，為確保印章管理無漏洞，開源佰盛在自查中首先對印章保管情況進行嚴格核驗。結(jié)果顯示，公司各類印章均實現(xiàn)“專人專管”，所有印章統(tǒng)一存放于保險柜或帶鎖專用柜中，存儲環(huán)境安全可控，未發(fā)現(xiàn)私自攜帶印章外出、交由非指定人員代管等違規(guī)情況，從源頭保障了印章安全。
在印章使用審批環(huán)節(jié)，開源佰盛的差異化管理模式成為亮點。針對公章、合同章、法人章等高頻使用印章，公司全面啟用“云璽量子”系統(tǒng)進行線上審批，每一次用印均需經(jīng)過系統(tǒng)流程審核，實現(xiàn)審批過程可追溯、可監(jiān)管；而財務(wù)章、集中采購中心專用章因業(yè)務(wù)屬性特殊，主要用于特定領(lǐng)域事務(wù)，公司已明確其使用邊界與管理責(zé)任，確保專項用印規(guī)范有序。
“每一次用印都要‘留痕’，這是我們堅守的管理原則。”開源佰盛相關(guān)負責(zé)人介紹，在印章使用登記方面，公司為各類印章分別建立了詳細的登記臺賬，臺賬中清晰記錄用印日期、用印文件名稱、用印事由、用印份數(shù)及用印人等關(guān)鍵信息，且所有臺賬均按規(guī)定妥善保存，既方便日常查詢，也為后續(xù)可能的追溯工作提供了完整依據(jù)。
印章的刻制與銷毀環(huán)節(jié)，更是體現(xiàn)了開源佰盛的合規(guī)嚴謹性。自查確認，公司所有新增印章的刻制均嚴格遵循“先審批、后刻制”流程，經(jīng)內(nèi)部相關(guān)部門審核通過后，統(tǒng)一委托公安機關(guān)指定的正規(guī)刻章單位辦理，確保印章刻制合法合規(guī)；對于作廢印章的銷毀，需經(jīng)公司管理層集體審批，再由專業(yè)機構(gòu)進行銷毀操作，同時全程留存銷毀記錄，杜絕作廢印章流入市場或被違規(guī)使用的風(fēng)險。
“印章是公司經(jīng)營活動的重要憑證，規(guī)范印章管理就是守護公司的‘信用名片’。”開源佰盛負責(zé)人表示，下一步，公司將以此次自查為契機，持續(xù)優(yōu)化印章管理制度，加強對相關(guān)管理人員的培訓(xùn)，通過定期檢查與動態(tài)監(jiān)管相結(jié)合的方式，推動印章管理工作向“制度化、規(guī)范化、精細化”邁進，為公司高質(zhì)量發(fā)展筑牢安全屏障。